Ostatnie czasy zmusiły wiele firm do pracy zdalnej, aby zachować bezpieczeństwo i zdrowie pracowników. W związku z tym zmieniła się również organizacja i zarządzanie czasem pracy. Niektóre przedsiębiorstwa miały już wcześniej wdrożone narzędzia pozwalające na wykonywanie zadań poza biurem, ale większość z nich dopiero teraz szuka odpowiednich systemów.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami pomaga pracownikom w pracy zdalnej.

Okazało się, że firmy, które zainwestowały w elektroniczne zarządzanie dokumentami, są w zdecydowanie lepszej pozycji niż te, które tego nie zrobiły. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala na automatyzację niektórych procesów, co na pewno oszczędza czas i energię pracowników. Dodatkowo system ten ułatwia również komunikację pomiędzy pracownikami.

Dużą zaletą takich systemów jest na pewno bezpieczeństwo. Jedynie uprawnione osoby mają dostęp do przydzielonych dokumentów. Programy do elektronicznego zarządzania dokumentami pozwalają również na edytowanie jednego dokumentu przez wyszczególnione osoby oraz na śledzenie ich edycji. Na pewno pomaga to przy wspólnych projektach. Warto również zauważyć, że systemy EZD pomagają w szybkim wyszukiwaniu nawet najstarszych dokumentów.

Czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów zabiorą miejsca pracy?

Wiele osób obawia się jednak, że wprowadzenie takiego systemu w firmie przyczyni się do jeszcze większych zwolnień, gdyż zabierze miejsca pracy. Jednak jest to nieuzasadniony zarzut. Należy zauważyć, że systemy elektronicznego zarządzania dokumentami nie wykonują pracy za kogoś, a jedynie ją usprawniają. Sam system nie wykona pracy kreatywnej, czy analizy, którą może wykonać jedynie specjalista.

Systemy zarządzania dokumentami przydają się przede wszystkim przy zarządzaniu i archiwizacji faktur, przy procesach korespondencyjnych, czy zadaniach administracyjnych. Ich celem jest przede wszystkim ułatwienie dostępu do tych dokumentów oraz zabezpieczenie ich przed nieuprawnionymi osobami. Nie trzeba się więc martwić, a warto skupić się na pozytywach.

 

Czytaj więcej: Co to jest system zarządzania dokumentami?