Technologia i przepisy prawa ułatwiają pracodawcom przejście na elektroniczny system obiegu dokumentów. Jednak format papierowy wciąż cieszy się niesłabnącą popularnością. Co jest lepsze dla przedsiębiorstwa — papierowy obieg dokumentów czy elektroniczny?
Odpowiedź na to nie jest łatwa, gdyż wszystko zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, jego wielkości, trybu pracy i wielu innych czynników. Oto punkty, nad którymi warto się zastanowić.
Tryb pracy pracowników — zdalny czy w biurze?
Obecnie coraz więcej pracodawców wprowadza całkowicie tryb zdalny pracy lub tryb mieszany. Dla takich firm lepiej sprawdzą się system dokumentów elektronicznych, gdyż dzięki temu łatwo jest dostać się do potrzebnych akt z każdego miejsca na świecie.
Elektroniczny system obiegu dokumentów ułatwia również ich wyszukiwanie. A ma to duże znaczenie, gdy na przykład cały zespół pracuje zdalnie nad projektem. Szybkie i dokładne wyszukiwanie niesamowicie usprawni pracę każdego pracownika.
Wielkość firmy.
Na decyzje o wprowadzeniu elektronicznego systemu dokumentów w dużej mierze ma wpływ to, jak wielkie jest przedsiębiorstwo. Jeśli mamy do czynienia z firmą zatrudniającą 10 osób, które mają ze sobą stały kontakt, to faktycznie papierowa dokumentacja wystarczy. Szczególnie jeśli firma ma zewnętrzną księgowości oraz kadry, co sprawia, że większość formalności spada właśnie na zewnętrznych wykonawców.
Jednak w sytuacji, gdy zatrudnia się 50 lub 100 osób, to zmorą jest porządkowanie stosu papierowych dokumentów. Wyszukiwanie informacji w nich zawartych to marnowanie wielu godzin pracy. Przechowywanie wielu dokumentów (przez wiele lat) jest niezwykle kosztowne, uciążliwe i obarczone wieloma ryzykami. Dla większych przedsiębiorstw o wiele lepsze będzie zainwestowanie w system elektronicznego obiegu dokumentów.
Budżet.
Dostępne środki są na pewno ważnym czynnikiem, który wpływa na rodzaj przechowywania dokumentów w firmie. Wielu pracodawców myśli, że elektroniczny obieg dokumentów jest droższy niż papierowe przechowywanie akt. A jest to nieprawda.
Wynajem przestrzeni na dokumenty, zapewnienie bezpieczeństwa to są spore koszty. Szczególnie jeśli chodzi o przechowywanie akt osobowych, które niekiedy muszą być archiwizowane przez kilkadziesiąt lat. Elektroniczne akta osobowe to jedynie koszt programu oraz, ewentualnie, wsparcia technicznego. W dłuższym rozliczeniu dla większych firm jest to zdecydowanie korzystniejsze rozwiązanie.